Wie richtet man ein wiederkehrendes Mitarbeitendenbefragungs-Programm ein?
Zuletzt aktualisiert 31 Juli 2026 |
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Ein wiederkehrendes Mitarbeitendenbefragungs-Programm ist nützlich, wenn Sie Mitarbeitendenfeedback wiederholt über die Zeit hinweg erfassen möchten, zum Beispiel durch eine jährliche Engagement-Befragung, quartalsweise Pulsbefragungen, Follow-up-Befragungen nach der Maßnahmenplanung oder Mitarbeiterbefragungswellen im Jahresvergleich.
Dieser Leitfaden beschreibt ein gängiges technisches Aufbaumuster für Mitarbeitendenbefragungs-Programme. Lesen Sie ihn zusammen mit den Leitfäden zu wiederkehrenden Quest-Programmen, Teilnehmerdaten, Verborgene Identität, Untergruppenberichten und Quest-Vergleichen.
Entscheiden Sie zunächst, wie das Programm aufgebaut sein soll:
- Eine laufende Quest
- Nutzen Sie diese Option, wenn Sie neue Aussendungen zur selben Quest hinzufügen und Zeiträume mit Zeitfiltern voneinander trennen möchten. Dieser Aufbau eignet sich für zeitachsenbasierte Auswertungen.
- Eine Quest pro Welle
- Nutzen Sie diese Option, wenn jede Befragungswelle einen eigenen, sauberen Datensatz haben soll. Sie können die vorherige Quest kopieren und die verschiedenen Quests später unter Ergebnisse vergleichen.
- Puls- oder Follow-up-Quest
- Nutzen Sie diese Option, wenn auf eine jährliche Befragung eine kürzere Befragung folgt, die sich auf ausgewählte Themen oder Gruppen konzentriert.
Für einen aussagekräftigen Vergleich über die Zeit hinweg sollten Fragetext, Antwortskalen, Teilnehmerdatenfelder, Sprachen und Hidden-Identity-Einstellungen so konsistent wie möglich gehalten werden.
Empfohlenes Vorgehen:
- Das Mitarbeitendenbefragungs-Programm planen
- Legen Sie den Turnus fest, zum Beispiel jährlich, quartalsweise oder als Pulsbefragung. Entscheiden Sie, welche Mitarbeitendengruppen eingeladen werden, welche Sprachen benötigt werden und welche Auswertungsebenen erforderlich sind.
- Teilnehmerdaten der Mitarbeitenden vorbereiten
- Bereiten Sie Felder wie Land, Standort, Abteilung, Team, Führungsbereich, Rolle, Sprache oder Beschäftigungsgruppe vor. Halten Sie Feldnamen und Werte über mehrere Wellen hinweg stabil, wenn Sie Ergebnisse über die Zeit vergleichen möchten.
- Anonymität und Auswertungsschwellenwerte festlegen
- Entscheiden Sie vor der Veröffentlichung, ob verborgene Identität erforderlich ist.
- Die erste Befragungswelle aufbauen
- Erstellen Sie den Fragebogen, die Übersetzungen, die Verteilungsmethode, die Teilnehmerdaten und die Verfügbarkeitseinstellungen. Testen Sie die Quest vor dem Start.
- Die Verteilung für unterschiedliche Mitarbeitergruppen planen
- Verwenden Sie E-Mail-Einladungen, wenn individuelle E-Mail-Adressen vorliegen. Für Mitarbeitende ohne individuellen E-Mail-Zugang eignen sich je nach Situation QR-Codes, Links, Quest Login oder ein passwortbasierter Zugang.
- Eine Berichtsvorlage erstellen
- Bauen Sie eine Auswertungsstruktur für die erste Welle auf, zum Beispiel KPIs, Themenzusammenfassungen, Top/Bottom-Analyse, Textanalyse, Filter, Vergleiche und Livereports. Testen Sie den Bericht, bevor Sie ihn teilen.
- Untergruppenberichte erstellen
- Verwenden Sie Teilnehmerdaten und Wertfilter, um Untergruppenansichten zu erstellen, zum Beispiel nach Land, Standort, Abteilung, Team oder Führungsbereich. Entscheiden Sie, ob Sie einen Bericht pro Gruppe erstellen oder gefilterte Livereports verwenden.
- Die Auswertungsstruktur wiederverwenden
- Kopieren Sie für spätere Wellen oder Zeiträume die Berichtsvorlage und wenden Sie den passenden Zeitfilter, Wertfilter oder Quest-Vergleich an. So bleiben Führungskräfte- und Untergruppenberichte über mehrere Zyklen hinweg konsistent.
- Ergebnisse über die Zeit vergleichen
- Wenn Sie eine laufende Quest verwenden, vergleichen Sie Zeiträume mit Zeitfiltern. Wenn Sie eine Quest pro Welle verwenden, vergleichen Sie die verschiedenen Quests unter Ergebnisse. Verwenden Sie konsistente Fragen, Skalen und Teilnehmerdaten, damit die Vergleiche zuverlässig sind.
- Nach jeder Welle überprüfen
- Prüfen Sie Rücklaufquote, Qualität der Teilnehmerdaten, Schwellenwertprobleme, Berichtszugriff und ob Änderungen an Fragen oder Skalen den künftigen Vergleich beeinflussen.
Wichtige Hinweise
Wenn sich Fragen, Skalen oder Teilnehmerdatenfelder zwischen den Wellen ändern, ist ein Vergleich technisch meist trotzdem möglich – die Interpretation der Ergebnisse kann dadurch jedoch weniger zuverlässig sein.
Zeitachsen-Diagramme lassen sich am einfachsten erstellen, wenn Antworten in einer laufenden Quest gesammelt werden. Ist jede Welle eine eigene Quest, können die Ergebnisse zwar unter Ergebnisse verglichen werden, erscheinen dort jedoch eher nebeneinander als in einer durchgehenden Zeitachse.
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