Miten käyttää Kutsutut-kohtaa?

Alla olevassa englannin kielisessä opetusvideossa näytämme, miten kutsuttuja lisätään. Löydät suomenkieliset ohjeet videon alta.

 

Jakelu-välilehdeltä löydät Kutsutut-valikon.

Voit lisätä kutsuttuja nasauttamalla Lisää kutsulista -painiketta.

Tämän jälkeen voit valita tuotko vastaajia Manuaalisesti, Lisäämällä tiedoston vai Yhteystiedoista.

Valitsemalla Manuaalisesti ja napsauttamalla Seuraava voit syöttää vastaajat manuaalisesti.

Tähän kenttään voit syöttää manuaalisesti useita kutsuttuja lisäämällä rivinvaihdon kunkin kutsutun väliin tai kopioimalla ja liittämällä ne luettelosta, kunhan ne päätyvät allekkain yksi kutsuttu yhdelle riville. Tämä tapahtuu automaattisesti, jos kopioit Excelin sähköpostisarakkeen ja liität sen laatikkoon. Voit lisätä sähköpostiosoitteita tai puhelinnumeroita sen mukaan, miten aiot jakaa questejä. Kun olet syöttänyt kaikki kutsutut, napsauta Seuraava.

Viimeisenä manuaalisessa kutsujen lisäämisessä kysytään, haluatko lähettää kutsut heti, kun olet julkaissut kyselyn, vai valitsetko ei lähetetä, vaan lisätään listalle. Jos valitset vaihtoehdon Lähetä kutsut heti kun kysely on julkaistu, kutsut lähetetään automaattisesti heti questin julkaisemisen jälkeen, joko heti julkaisemisen jälkeen tai tiettynä päivänä, joka on asetettu kohdassa “Testaa ja julkaise”. Jos valitset Ei lähetetä, vaan lisätään listalle, heidät lisätään kutsulistaan, mutta kutsuja ei lähetetä automaattisesti kun julkaiset questin, vaan sinun on lähetettävä kutsut manuaalisesti julkaisun jälkeen. Tämä on tehtävä Kutsutut-listasta.

Jos haluat tuoda vastaajat tiedostosta, valitse Lisää tiedosto ja Seuraava.

Tämä antaa sinulle vaihtoehdon Valitse tiedostoja, josta saat avattua oman kansiosi. Siirry oikeaan kansioon ja valitse tiedosto, jonka haluat ladata. Seuraava-painike on harmaana, kunnes olet valinnut tiedoston. Paina sitten Seuraava-painiketta.

 

Kun olet valinnut tiedoston ja napsauttanut Seuraava-painiketta, voit ilmoittaa järjestelmälle, onko tiedostossasi otsikoita vai ei. On tärkeää, että tiedostossa on otsikot, jos haluat käyttää taustatietoja/vastaajatietoja. Ikkunassa näkyvät myös mahdolliset otsikot ja tiedoston ensimmäinen rivi toimii tästä esimerkkinä.

Kun olet napsauttanut Seuraava, sinulla on useita vaihtoehtoja vastaajatietojen osalta. Kaikki vastaajatietoihin lisätyt tiedot ovat oikealla olevassa laatikossa Omat kentät -otsikon alla. Kaikki otsikot, joita ei sisällytetä, näkyvät vasemmanpuoleisessa laatikossa olevan Tiedoston otsikot -tekstin alapuolella.

Jos haluat lisätä jotain vasemmasta laatikosta oikeaan laatikkoon ja sisällyttää sen vastaajan tietoihin, vedä ja pudota haluttu otsikko oikealle puolelle.

Jos haluat poistaa otsikoita, joita et halua vastaajatiedoiksi, napsauta X-ruutua.

Valitse sitten, mitkä vastaajan tiedot haluat suodatettaviksi. Jos haluat tehdä arvosuodatuksen tai reitityksen, joka perustuu tiettyihin vastaajan tietoihin, niiden on oltava suodatettavissa. Yksilöllisten tunnusten tai nimien ei kuitenkaan yleensä tarvitse olla suodatettavissa. Se, että monet yksilölliset tunnukset ovat suodatettavissa, voi aiheuttaa ongelmia raportin luomisessa. Sen takia kannattaa pyrkiä siihen, että vain arvosuodatusten ja reititysten kannalta olennaiset tiedot ovat suodatettavissa.

Kun olet määrittänyt vastaajatiedot täysin valmiiksi, napsauta Seuraava-painiketta jatkaaksesi.

Tämän jälkeen avautuu sama sivu kuin manuaalisessa vastaajien lisäyksessä ja siinä kysytään, haluatko Lähettää kutsut heti kun kysely on julkaistu, vai valita Ei lähetetä, vaan lisätään listalle. Jos valitset vaihtoehdon Lähetä kutsut heti kun kysely on julkaistu, kutsut lähetetään automaattisesti heti questin julkaisemisen jälkeen, joko heti julkaisemisen jälkeen tai tiettynä päivänä, joka on asetettu kohdassa “Testaa ja julkaise”. Valitsemalla Ei lähetetä, vaan lisätään listalle lisätään heidät kutsulistaan, mutta kutsuja ei lähetetä automaattisesti kun julkaiset questin, vaan sinun on lähetettävä kutsut manuaalisesti julkaisun jälkeen. Tämä on tehtävä Kutsutut-listalta.

Jos olet jo aiemmin tuonut jonkun henkilön tiedot, avautuu ylimääräinen näyttö, jossa kysytään, miten uusia tietoja ja mahdollisia päällekkäisyyksiä käsitellään.

Vaihtoehto 1 Tuo vain uudet kutsutut henkilöt (ei duplikaatteja) sisällyttää vain uudet kutsutut tiedostossa. Se ei päivitä olemassa olevia kutsuja eikä luo duplikaatteja.

Vaihtoehto 2 Tuo kaikki kutsutut henkilöt ja luo duplikaatit, jos niitä on (duplikaatit sallittu) tuo uudet vastaajat ja päivittää tiedostossa olevien jo olemassa olevien kutsuttujen vastaajatiedot. Se ei luo duplikaatteja.

Vaihtoehto 3 Päivitä vain olemassa olevat vastaajatiedot (ei duplikaatteja) ei tuo uusia kutsuttuja tiedostosta, vaan päivittää vain jo kutsuttujen vastaajatiedot.

Vaihtoehto numero 4 Tuo kaikki kutsutut ja luo duplikaatit, jos niitä on (duplikaatit sallittu), tuo kaiken tiedostossa olevan. Jos joku on jo aiemmin ollut kutsuttuna, luodaan duplikaatti.

Lisää kutsulista -kohdan viimeisessä vaihtoehdossa, lisää vastaajia Yhteystiedoista, voit lisätä listan yhteystietona tallennetuista kutsutuista. Tämä edellyttää, että olet aiemmin tallentanut kutsutut henkilöt YHTEYSTIEDOT-välilehdelle.

Kaikki kutsutut näkyvät listassa, jossa näkyy 10 henkilöä kerrallaan. Voit tarkistaa Kutsun statuksen nähdäksesi, mitä kutsuille on tehty tai mitä niille tullaan tekemään. Ei kutsuttu tarkoittaa, että kutsua ei lähetetä. Jos haluat lähettää sen, katso alla oleva kohta miten lähettää kutsu. Toimitus ajastettu tarkoittaa, että kutsu lähetetään, kun kysely on julkaistu.

Jos haluat lähettää kutsut manuaalisesti, merkitse ensin ne sähköpostiosoitteet, jotka haluat lähettää, ja valitse sitten Lähetä kutsu.

Kun olet napsauttanut lähetä, saat vaihtoehdon lähettää heti tai, jos questi on julkaistu, myös tiettynä ajankohtana. Jos questiä ei ole julkaistu, lähettäminen heti asettaa sen vain toimitus ajastettu -tilaan, mikä tarkoittaa että se lähetetään vasta sen jälkeen kun questi on julkaistu.

Jos haluat viedä listan kaikista kutsutuista henkilöistä, merkitse haluamasi kutsutut henkilöt ja napsauta sitten Vienti. Tämä lataa automaattisesti Excel-tiedoston, joka sisältää merkityt kutsutut.

Jos haluat tallentaa kutsutut henkilöt käytettäväksi muissa questeissä, voit merkitä ne kutsutut henkilöt, jotka haluat tallentaa ja napsauttaa Tallenna yhteystietoihin.

Jos haluat poistaa tiettyjä kutsuttuja, merkitse kutsutut ja napsauta Poista-painiketta.

Kun poistat kutsutun henkilön, voit päättää useista vaihtoehtoja mitä haluat poistaa.

Poista sähköpostikutsu poistaa heidät jakelulistalta.

Poista vastaaja ja vastaukset poistaa heidät jakelulistalta ja poistaa kaikki heidän antamansa vastaukset.

Poista kutsun vastaajatiedot poistaa kaikki kyseiseen sähköpostiin liittyvät vastaajatiedot.

Poista kutsun sähköpostiosoite ja kutsulistan vastaajatiedot poistaa sähköpostin ja kaiken, mikä on merkitty henkilötiedoiksi.

Klikkaamalla kutsutun henkilön sähköpostiosoitetta saat lisätietoa kutsutusta henkilöstä.

Täältä löydät heidän henkilökohtaisen linkkinsä, jonka voit kopioida leikepöydällesi klikkaamalla Kopioi linkki tai voit avata linkin klikkaamalla Avaa linkki.

Jos sinulla on vastaajatietoja, voit siirtyä Omat kentät -kohtaan nähdäksesi kyseiseen kutsuttuun henkilöön liitetyt vastaajatiedot. Voit myös manuaalisesti muuttaa kutsutun henkilön vastaajatietoja tässä näytössä.

Vastaajia on mahdollista etsiä oikeassa yläkulmassa olevasta hakukentästä.

Voit valita kaikki kutsutut valitsemalla Sähköposti-kohdan vieressä olevan laatikon, jolloin kaikki ensimmäisen sivun kutsutut valitaan. Voit valita kaikki napsauttamalla Valitse kaikki koko lista.